Een klant heeft een offerte of bestelbon ondertekend en de overeenkomst werd correct afgehandeld. Wanneer u de factuur naar de klant verstuurt, verzoekt deze u om de factuur op naam van zijn/haar onderneming te plaatsen. Kan dit zomaar zonder gevolgen?
De theorie
Het is steeds de klant, als natuurlijk persoon of als rechtspersoon, die degene is die de offerte of bestelbon heeft ondertekend. Daarom is de klant altijd degene die verantwoordelijk is voor de betaling van uw factuur.
Vraagt uw klant bij het uitreiken van de factuur om de factuur te wijzigen op naam van zijn/haar onderneming, of omgekeerd, op zijn/haar privénaam, ga hier dan voorzichtig mee om.
Risico’s
Wanneer uw klant hierom verzoekt, dan dient u de oorspronkelijke factuur te crediteren en een nieuwe factuur op te maken met de nieuwe facturatiegegevens.
Niets mis mee, denkt u. Klopt, maar let op voor de verbonden risico’s.
Verzoekt uw klant u bv. om de factuur te wijzigen op naam van zijn/haar vennootschap, dan kan de vennootschap de factuur betwisten en claimen er niets mee te maken te hebben. Het is echter de klant als natuurlijke persoon die de offerte of bestelbon heeft ondertekend en niet de vennootschap.
Tips
U kan zo’n situaties eenvoudig voorkomen :
- Laat de nieuwe klant (in dit voorbeeld de vennootschap) de factuur betalen alvorens de eerste factuur te crediteren en de nieuwe factuur op te stellen;
- Laat de nieuwe klant een verklaring ondertekenen waarin zij bevestigt de overeengekomen werken uit de offerte te betalen, waarna u de oorspronkelijke factuur crediteert en de nieuwe factuur opstelt.
